AMM - Muntlig rapportering av viktige prøvesvar v. 2.2

1. Hensikt

Beskrive laboratoriets rutiner for muntlig rapportering av viktige prøvesvar som har til hensikt å sikre at rekvirenten raskest mulig får informasjon om et analyseresultat som anses å ha stor betydning for pasienten eller som er viktig i forhold til smittevern.

 

2. Omfang

Prosedyren omhandler alle prøvesvar ved avdelingen som anses som kritisk for pasient eller smittevern. Seksjonene skal ha underordnede prosedyrer som lister opp alle aktuelle analyser og skal inkludere prøvesvar fra prøver videresendt henvisningslaboratorier. Se prosedyrer listet under.

Omfatter ikke varsling til smittevernlege i kommune, FHI eller Mattilsynet. Dette er angitt i den enkelte EQS-prosedyre.

 

3. Definisjoner

Henvisningslaboratorium: et eksternt laboratorium som en prøve eller data sendes til for nærmere identifisering, verifisering av funn eller når rutinemessige analyser ikke kan utføres.

For oversikt over hvilke laboratorier vi benytter, se Henvisningslaboratorier - valg og evaluering (Ikke tilgjengelig).

LIS: Laboratorieinformasjonssystem (Unilab)

PHT: Primærhelsetjenesten

 

4. Ansvar

Avdelingssjef har hovedansvar for at avdelingen har en prosedyre for muntlig rapportering av prøvesvar. Kvalitetskoordinator har ansvar for at denne prosedyren er oppdatert.

Seksjonsledere er ansvarlige for at denne prosedyren er kjent blant ansatte og for at den er i aktivt bruk på seksjonene. Den som utfører analysen, har ansvar for å være kjent med varslingsrutinene og sørge for at disse blir gjennomført.

 

5. Beskrivelse

Angitte prøvesvar i linkene under skal ringes så snart svar foreligger. For telefonnummer, se Intern telefonliste (Ikke tilgjengelig) eller i telefonkatalogen på intranett. Det skal stå beskrevet i den enkelte analyseprosedyre hvor varsling er aktuelt. Se derfor den enkelte analyseprosedyre for utfyllende opplysninger. 

For flere av analysene er det bare førstegangs funn som skal ringes. Dette spesifiseres i den enkelte analyseprosedyre.

Ved forsinkelse i prøvesvar skal rekvirent alltid varsles, angitt svartid er gitt i hver enkelt prosedyre i laboratoriehåndboken, se Laboratoriehåndbok - Avdeling for medisinsk mikrobiologi.

 

5.1 Seksjonenes prosedyrer for kritiske prøvesvar som skal ringes:

 

Molekylære analyser:

Mol - Muntlig rapportering av viktige prøvesvar (Ikke tilgjengelig)

 

Virologiske analyser:

Virus - Muntlig rapportering av viktige prøvesvar (Ikke tilgjengelig)

 

Bakteriologiske analyser:

Bakt - Viktige prøvesvar som skal varsles (Ikke tilgjengelig)

 

 

5.2 Dokumentasjon

All svarutgivelse SKAL dokumenteres i LIS under «Kommentar til rekvisisjon» med formidlet informasjon, navn på person og avdeling/legekontor som har tatt imot prøvesvaret, dato og klokkeslett.

Man kan bruke frasen «TLF» som utløser kommentaren

«Telefonsvar gitt til

navn/avd.:

ang.:

dato/kl.:»

 

Kommentaren fylles ut med overnevnt informasjon.

LIS registrerer selv dato og hvem som har gitt ut svaret når kommentaren lagres.

Fremgangsmåte:

o    BAKT – se kap. 1.4 i Unilab - MIK resultatregistrering

o    VIR/MOLK – se kap 1.6 i Unilab - Innskriving av resultater 

Hvis man ikke får avgitt et internt svar, skal det som siste forsøk tas direkte kontakt med vakthavende lege. Telefonnumre finnes i listen Telefonliste for overlevering av kritiske prøvesvar (Ikke tilgjengelig)

•         Det må tas stilling til eventuelt viderearbeid/tilleggsanalysering/ konfirmasjonstester som skal utføres på prøven

•         Legg inn eventuell melding til MSIS (hvis den ikke legger seg på automatisk)

•         Varslingen skal komme frem i den endelige (skriftlige) svarrapporten som rekvirenten mottar

 

6. Avvik

Prosedyren skal ikke fravikes. Hvis rekvirent derimot ikke er å få tak i, for eksempel ekstern rekvirent ved helg/helligdag eller lignende, skal det noteres i LIS i ekstern kommentar når det er forsøkt ringt og til hvilke telefonnumre. Dette fremkommer da i endelig svarrapport til rekvirent. Hvor mange ganger man skal forsøke å nå rekvirenten må vurderes individuelt av lege og skal være avhengig av prøvens viktighet.

 

7. Kilder/Referanser

- Overlevering av kritiske prøvesvar (Ikke tilgjengelig)

- NS EN ISO 15189:2012, kap. 5.8 og 5.9

- NS EN ISO 15189:2022, kap. 7.4.1

- Forskrift om håndtering av humane celler og vev § 8 og § 17