v. 2.4 Rekvirering og etterrekvirering av mikrobiologiske undersøkelser

1. Rekvirering

En utfylt rekvisisjon er å betrakte som en avtale mellom rekvirent og laboratoriet. Analyser/undersøkelser blir utført ut fra hvilke tjenester som blir bestilt, oppgitte kliniske opplysninger og laboratoriets gjeldende retningslinjer for valg av undersøkelser. Se vår analyseoversikt.

NB! Medisinsk personale ved laboratoriet kan gjøre endringer i bestillingen ut fra gitte kliniske opplysninger.

Ved behov for supplerende analyser eller dersom det rekvireres analyser som avdeling for medisinsk mikrobiologi ikke utfører, vil aktuell prøve bli videresendt til annet laboratorium for undersøkelse.

Rekvirering til mikrobiologiske undersøkelser kan gjøres på følgende to måter:

  1. Ved hjelp av våre to rekvisisjoner, se:

                     Rekvisisjon - bakteriediagnostikk.

                     Rekvisisjon - virologi og molekylærdiagnostikk.

Rekvisisjonene bestilles ved å ringe kontoret på telefon: 51 51 88 00. Eventuelt kan det legges ved en bestilling sammen med innsendte prøver.

 

Elektronisk via IHR (Interaktiv henvisning og rekvireringsverktøy). Løsningen ble satt i produksjon 16.01.2017 for alle legekontor som har DIPS Interactor installert og et journalsystem som støtter løsningen. Det jobbes kontinuerlig med å forbedre løsningen.

 

NB! Rekvisisjonene må ikke kopieres!

Dette fordi disse blir skannet ved ankomst og analyser blir tolket automatisk. Kopier vil ofte ikke kunne tolkes av skanneren. I tillegg har hver enkelt rekvisisjon til virologi og molekylærdiagnostikk en unik prøve-ID med tilhørende selvklebende strekkodelapper som skal settes på prøveglass umiddelbart etter prøvetaking. Disse brukes til identifisering av prøven.

For informasjon om blodprøvetaking, se: Blodprøvetaking, generell veiledning.

Smittetesting for donorer av celler og vev skal følge egen prosedyre: Rekvirering - Smittetesting av celler og vev-donorer 

1.1. Utfylling av papirrekvisisjon

  • Pasienten skal alltid oppgis med fullt navn og fødselsnummer, poliklinisk eller inneliggende
  • Velg aktuell rekvisisjon ut fra ønskede analyser. Alle felter på rekvisisjonen skal fylles ut med blå eller sort penn (eventuelt rekvirentens datasystem).
  • Rekvirenten skal oppgis med legenavn, ID-nummer, legekontor/institusjon/avdeling og adresse
  • Prøvetaker skal signere ved prøvetakingstidspunktet, og samtidig oppgi dato og klokkeslett
  • Angi relevante kliniske opplysninger inkludert informasjon om 1.sykdomsdag, kontrollprøve, eventuell graviditet, vaksinasjon (serologi) eller pågående antibiotikabehandling (bakteriologi)
  • Kryss av for prøvemateriale og ønskede undersøkelser
  • Papirrekvisisjon og prøve skal alltid leveres samtidig til laboratoriet. Se for øvrig rekvisisjonens bakside for informasjon om utfylling.
    • Prøven skal merkes med pasientens fulle navn og fødselsnummer, eventuelt barkode fra rekvisisjon virologi og molekylærbiologiske analyser. Prøven skal i tillegg merkes med dato og klokkeslett for prøvetaking

1.2. Elektronisk rekvirering

Opplæring blir gitt alle nye brukere. I DIPS Interactor finnes også en brukermanual.

  • Åpne mappe for mikrobiologi
  • Velg ønsket tjeneste/undersøkelse fra vår tjenestekatalog
  • Følg anvisning ut fra valgt tjeneste
  • Elektroniske bestillinger sendes til sykehus når prøven foreligger. Unntak: Dersom prøven skal tas f.eks ved poliklinikk, må dette spesifiseres i den elektroniske bestillingen: «Tas eksternt».
  • Prøven merkes med etikett generert av DIPS Interaktor

 

1.3. Kriterier for avvisning av prøve/rekvisisjon

For å kunne være sikker på pasientens identitet og for å ivareta både pasientsikkerhet og de ansattes sikkerhet ved arbeid med prøven, må vi dessverre avvise prøver som angitt under:

  • Umerket prøve. Dersom det mottas pasientprøver som er umerket, ufullstendig merket eller feil merket slik at sikker identifisering ikke kan gjøres
  • Ikke overensstemmelse mellom pasientidentifisering på prøve og rekvisisjon
  • Feil prøvemateriale for ønsket analyse
  • For gammel prøve i henhold til analysens krav
  • Lekkasje/tilgrising av prøve
  • Manglende kliniske opplysninger ved bestilling av parasitt mikroskopi
  • Prøve og tilhørende rekvisisjon må mottas innen tre dager. Dersom prøve mangler etter tre dager, vil rekvisisjonen bli avvist

Rekvirenten vil få svarbrev om prøve avvist, og grunnen til dette.

I de tilfeller hvor vi mangler rekvirentopplysninger som følge av mangel på rekvisisjon, har vi dessverre ingen mulighet til å gi tilbakemelding om avvist prøve.

Unntak:

I noen tilfeller gjøres det imidlertid unntak, som hvis prøven er tatt fra en lokalisasjon som gjør det umulig eller svært vanskelig å få gjentatt prøvetaking eller hvis en behandling er startet etter prøvetakningen. I slike spesielle tilfeller vil en lege ved Avdeling for medisinsk mikrobiologi avgjøre om prøven skal undersøkes. Rekvirenten vil bli kontaktet ved behov. I de tilfeller hvor rekvirent er ukjent, vil vi oppbevare analysesvar inntil rekvirent tar kontakt. I forannevnte tilfeller vil alltid feil/mangler bli kommentert i prøvesvaret.

 

Eksempel på slike prøver:

  • Spinalvæske
  • Blodkultur tatt før igangsetting av antibiotikabehandling
  • Prøver tatt preoperativt eller under operasjon
  • Prøver tatt fra små barn
  • SO-prøver

 

1.4.Hasteprøver/øyeblikkelig hjelp

Hastesituasjoner må merkes på rekvisisjonen spesielt. Det er også viktig at telefonnummer som rekvirent kan nås på, blir påført rekvisisjon. For interne rekvirenter ønsker vi at prøven og rekvisisjonen blir levert direkte til laboratoriet for raskest mulig igangsetting. Det gjøres oppmerksom på at vi ikke er et døgnåpent laboratorium, og derfor har begrensninger i forhold til utførelser av analyser på ettermiddag/kveld og helg. Ta kontakt med laboratoriet ved behov for ytterligere veiledning.

 

1.5. Preanalytiske avvik hos rekvirent

I de tilfeller rekvirent/prøvetaker oppdager at egen prøvetakingsprosedyre ikke kan følges eller ikke er blitt fulgt, er rekvirent/prøvetaker pliktig til å opplyse om dette på rekvisisjonen til laboratoriet. Dette fordi slike avvik kan ha innvirkning på prøveresultat og tolkningen av disse.

 

1.6. Rekvirerte analyser som ikke utføres ved avdelingen

Dersom det rekvireres analyser som ikke står i vårt analysereportoar, vil prøven videresendes til annet aktuelt laboratorium i Norge. Videresending av prøver kommenteres i prøvesvaret. De vanligste analysene og laboratoriene som benyttes for videresending, står oppført i vår laboratoriehåndbok (se lenke under punkt 2). Analysesvar vil da mottas fra aktuelt laboratorium. Dersom analysen ikke utføres i Norge, vil laboratoriet ta kontakt med rekvirent.

2.   Etterrekvirering

Holdbarheten til de enkelte prøvematerialene er angitt i Laboratoriehåndboken. Lenke til klinisk veileder, som også angir viktig informasjon her: Klinisk veileder

Prøver til bakteriediagnostikk oppbevares i 7 dager. Unntaket er uriner og fecesprøver som oppbevares i 3 dager. Bakteriestammer som blir frosset ned: funn fra blodkultur og spinalvæske, samt bakterier med spesielle resistensmekanismer, tarmpatogene bakterier og enkelte andre fra spesielle prøvematerialer. Utvidet resistensbestemmelse kan etterbestilles på disse ved behov.

Prøver til virusdiagnostikk og molekylær mikrobiologi (PCR-analyser) oppbevares i en uke etter analysering. Unntak: Negative spinalvæsker til molekylærbiologiske undersøkelser oppbevares i 2 år.

Rekvirent kan ta kontakt med avdelingen eller direkte med aktuell seksjon for bestilling av ytterligere/supplerende analyser innen angitt tid. Oppgi pasientens personnummer, prøvedato og ønskede tilleggsundersøkelser. Lenke til avdelingens nettside med kontaktopplysninger, finner du her.

3.   Avdelingens kvalitetssystem

Avdeling for medisinsk mikrobiologi har et kvalitetsstyringssystem som skal ivareta våre brukeres krav til oss. Systemet skal ivareta opplæring, vedlikehold og faglig oppdatering for våre medarbeidere og de analysemetodene vi benytter. I tillegg skal systemet ivareta informasjon om avvik eller endringer som påvirker vår service til våre brukere. Denne informasjonen benytter vi i vårt kontinuerlige forbedringsarbeid.